مراحل برگزاری همایش
اگر از افرادی هستید که قصد برگزاری همایش بزرگ و یا همایش کوچکی را دارید پیشنهاد می‌کنم این مطلب را تا انتها مطالعه نمایید. برگزاری همایش یک رویداد پیچیده است که نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و هماهنگی گسترده است. از انتخاب موضوع تا اجرای مراسم، هر مرحله از این فرآیند اهمیت ویژه‌ای دارد. در ادامه، به برخی از مهم‌ترین مراحل برگزاری یک همایش موفق خواهیم پرداخت.
مراحل برگزاری همایش چگونه است؟
مرحله1: تصمیمات اولیه
نام‌گذاری ایونت
ابتدا لازم است با توجه به اهداف و مخاطبان، موضوع اصلی همایش را به صورت دقیق و جذاب تعریف کنید. همچنین سعی کنید نامی انتخاب کنید که کوتاه، قابل یادآوری، مرتبط با موضوع و متمایز از سایر رویدادها باشد.
در این خصوص می‌توانید چندین نام را در نظر بگیرید و با تیم خود و افراد مرتبط مشورت کنید. پیشنهاد می‌شود نامی انتخاب کنید که به راحتی قابل تلفظ و درک باشد.
اتنخاب لوگو برای رویداد
طراحی لگو از اهمیت بالایی برخوردار است در این راستا سعی کنید سبک و رنگ لوگو را با توجه به موضوع همایش و هویت آن هماهنگ کنید. علاوه بر این لوگو باید بتواند به صورت بصری مفهوم همایش را منتقل کند.
لوگو باید ساده و به یاد ماندنی باشد تا به راحتی در ذهن مخاطبان ثبت شود.
همچنین ار المان‌های تصویری مرتبط با موضوع همایش در طراحی لوگو استفاده کنید و نیز لوگو را در اندازه‌های مختلف تست کنید تا اطمینان حاصل کنید که در ابعاد مناسبی طراحی شده است.
انتخاب تاریخ همایش
ابتدا تقویم رویدادهای مهم و همایش‌های مشابه را بررسی کنید تا تاریخ همایش با آن‌ها تداخل نداشته باشد. تاریخ همایش را طوری انتخاب کنید که در آن فصول سال و تعطیلات رسمی را در نظر گرفته باشید و نظر مخاطبان هدف را در مورد تاریخ برگزاری جویا شوید. اگر سالن همایش در تهران و در محدوده طرح و ترافیک باشد روز برگزاری بهتر است پنجشنبه عصر یا جمعه باشد.
بررسی برنامه‌های مشابه از همه رسانه‌ها
همایش‌های مشابه را از نظر موضوع، مخاطب، برنامه‌ها و نتایج بررسی کنید. نقاط قوت و ضعف همایش‌های مشابه را شناسایی کنید تا بتوانید همایشی بهتر برگزار کنید. توصیه می‌شود از ایده‌های نو و جذاب همایش‌های مشابه برای برنامه‌های خود استفاده کنید.
آماده‌سازی کنداکتور اولیه برنامه
- محورهای اصلی همایش را بر اساس موضوع و اهداف آن مشخص کنید.
- سخنرانان برجسته و متخصص در هر محور را دعوت کنید.
- زمانبندی سخنرانی‌ها را به گونه‌ای تنظیم کنید که تعادل بین سخنرانی‌ها، استراحت‌ها و سایر برنامه‌ها برقرار باشد.
- در اینجا نمونه برنامه ریزی یک رویداد را می بینید و می توانید بخرید.
آماده‌سازی فراخوان همایش
به هر دوست و آشنایی که اعلام کنید می خواهید همایش برگزار کنید و یا کمکی ازو بخواهید از شما فراخوان همایش را خواهد خواست. در این فایل کوتاه خیلی خلاصه همه موارد را باید بنویسیئ فراخوان متن فراخوان را به صورت جذاب و مختصر تهیه کنید. در فراخوان به معرفی مختصر همایش، اهداف، محورها و سخنرانان بپردازید.
شرایط شرکت در همایش، احیانا مهلت ارسال مقالات و نحوه ثبت‌نام را مشخص کنید. معمولا فراخوان را در وبسایت همایش، شبکه‌های اجتماعی، ایمیل و سایر کانال‌های ارتباطی منتشر می‌کنید. یا زمان آشنایی با برنامه برای هر فردی لازم است بفرستید.
طراحی هشتگ ایونت جهت استفاده در شبکه های اجتماعی
هشتگی کوتاه، قابل یادآوری و مرتبط با موضوع همایش انتخاب کنید و مطمئن شوید که هشتگ انتخابی قبلاً توسط سایر رویدادها استفاده نشده باشد.
از همه شرکت‌کنندگان و حامیان همایش بخواهید که از هشتگ انتخاب شده استفاده کنند.
مرحله 2: برگزار کنندگان همایش و مهمانان
مشخص نمودن همکارهای برنامه‌ریز و برنامه‌ساز
در فرآیند برگزاری همایش باید مشخص کرد هر فرد چه وظایفی بر عهده خواهد داشت؟ (سرپرست، مسئول هماهنگی، مسئول مالی، مسئول فنی، مسئول روابط عمومی، ...)
همچنین باید بررسی کرد چه مهارت‌هایی برای هر نقش ضروری است؟ (برنامه‌ریزی، ارتباطات، فنی، مالی، ...) بهتر است تقسیم کار به صورت دقیق و شفاف بین اعضای تیم صورت گیرد.
ایجاد یک سیستم ارتباطی قوی برای تبادل اطلاعات و رفع مشکلات ضروری است.
مسئولیت پشتیبانی و هماهنگی برگزار‌کننده همایش
تعیین یک نفر به عنوان هماهنگ کننده اصلی مهم است و تمامی تماس‌ها و پیام‌ها به این شخص هدایت شود. این فرد در مواقع اضطراری، باید همیشه در دسترس باشد. معمولا این فرد خوبست مدیر رسانه باشد یا مدیر روابط عمومیٰ ایرادی ندارد اگر هزینه بیشتر می شود این شخص حتما در مراحل حساس راه را برای شما هموار خواهد کرد روابط این افراد را دستکم نگیرید.
برای پیگیری بهتر درخواست‌ها در صورت بروز هرگونه مشکل، این شماره‌ها در دسترس باشند.
تدارکات لازم (قرآن، سرود جمهوری اسلامی، ساز و نوا، کلیپ)
در خصوص موارد زیر باید اطمینان حاصل کرد
- انتخاب موسیقی مناسب: موسیقی باید با موضوع همایش و مخاطبان همخوانی داشته باشد
- تعیین زمان پخش: در چه بخش‌هایی از برنامه، موسیقی پخش خواهد شد؟
- هماهنگی با نوازنده یا گروه موسیقی: در صورت استفاده از نوازنده زنده، هماهنگی‌های لازم انجام شود
- آماده‌سازی کلیپ‌ها: اطمینان از کیفیت و زمان مناسب کلیپ‌های نهایی (خوبست بدانید سالن فضایی برای اجاره استودیو آموزشی هم دارد که شما بتوانید در اختیار داشته باشید و کلیپ بسازید.)
انتخاب مجری همایش
مجری باید به موضوع همایش مسلط باشد و توانایی ارتباط برقرار کردن با مخاطبان را داشته باشد. همچنین مجری باید متن سخنرانی خود را از قبل آماده کند و با سایر بخش‌های برنامه هماهنگ کند. برگزاری تمرین با مجری برای اطمینان از روان بودن اجرا ضروری است. اگر مجری بتواند کمی هم محتوا را با برنامه طنز پیش برد گاهی تاثیر خوبی در زنده بودن مراسم دارد. و البته انتخاب مجری همایش بر اساس موضوع اصل این بخش است.
دعوت از مهمان‌های ویژه
ابتدا لازم است لیستی از مهمانان ویژه تهیه شده و سپس دعوتنامه ای رسمی به این مهمانان ویژه ارسال گردد. هماهنگی با مهمانان برای تعیین زمان حضور در همایش نیز لازم است.
معرفی مهمان‌های مهم به مجری جهت معرفی
معرفی کوتاه و جذاب از هر یک از مهمانان مهم تهیه شود و به مجری قبل از شروع مراسم تحویل داده شود.
نحوه جذب اسپانسر برای همایش
جهت جذب اسپانسر، تدوینِ متنی جامع و گیرا را در دستور کار قرار دهید. این متن که با توجه به میزان حمایت مالیِ مورد نظر، در قالبِ سه تا چهار صفحه یا شش تا هفت صفحه‌ای بهتر است تنظیم شود. در این متن لازم است اهداف همایش را به روشنی تشریح نموده همچنین بهتر است بخش های مختلف شامل علایق اسپانسرها باشد.
در این راستا، پیشنهاد می‌گردد تا پکیج‌هایی متنوع با آپشن‌ها و آیتم های متعدد طراحی و ارائه گردد. این پکیج‌ها بهتر است با در نظر گرفتن علایق و اهدافِ هر یک از حامیان مالی شکل می‌گیرند که نه تنها جذابیت ویژه‌ای برای سرمایه‌گذاران به همراه خواهند داشت، بلکه زمینه‌ای را برای ایجادِ همکاری‌های بلندمدت و سودآور فراهم خواهند آورد.
مرحله 3: سالن همایش
رزرو مستقیم سالن همایش از استادسلام
اگر شما برگزار کننده همایش هستید قبل از رزرو موارد زیر را در نظر بگیرید:
تعیین ظرفیت مورد نیاز: با توجه به تعداد شرکت‌کنندگان مورد انتظار، ظرفیت سالن را مشخص کنید.برای مثال شاید برای شما سالن همایش 100 نفره لازم باشد و برای دیگری سالن همایش 200 نفره در تهران لازم باشد.
امکانات مورد نیاز: بررسی کنید که سالن امکانات مورد نیاز شما از قبیل سیستم صوتی، پروژکتور، وای‌فای، و... را داشته باشد.
تاریخ‌های پیشنهادی: چند تاریخ پیشنهادی برای برگزاری همایش در نظر بگیرید و بررسی کنید که آیا سالن در آن تاریخ‌ها آزاد است یا خیر.
مقایسه قیمت‌ها: قیمت‌های مختلف سالن‌ها را با هم مقایسه کنید و سالنی را انتخاب کنید که با بودجه شما همخوانی داشته باشد.
رزرو آنلاین: سایت استاد سلام دارای خدماتی عالی در زمینه برگزاری همایش، اجاره سالن همایش، اجاره سالن کنفرانس، اجاره سالن سمینار است برای آگاهی بیشتر می‌توانید به سایت اساد سلام مراجعه کنید و پس از انتخاب سالن، مراحل رزرو آنلاین را مطابق دستورالعمل سایت استاد سلام انجام دهید.
همچنین اگر میخواهید به نحوه تولید محتوای آموزشی در استودیو آموزشی آشنا شوید. به خبر تولید محتوای آموزشی در استودیو آموزشی مراجعه کنید.
کسب مجوز از اماکن در صورت نیاز
مدارک مورد نیاز را به اداره اماکن ارائه دهید. اگر نیاز به پرداخت هزینه است هزینه‌های مربوط به صدور مجوز را پرداخت کنید.
زمان صدور مجوز به عوامل مختلفی بستگی دارد، اما معمولاً چند روز کاری طول می‌کشد.
پیش پرداخت برای سالن کنفرانس و رزرو نهایی
برای اجاره سالن سمینار حتما برای رزرو نهایی پیش‌پرداخت مشخصی را باید به سالن پرداخت کنید و پس از پرداخت پیش‌پرداخت، تاییدیه نهایی رزرو سالن را دریافت کنید.
همچنین قرارداد اجاره سالن را به دقت مطالعه و امضا کنید.
لوکیشن و آدرس دقیق سالن همایش
اطلاعات دقیق: آدرس دقیق سالن، شماره تلفن، و لوکیشن دقیق آن را در اختیار داشته باشید. آدرس دقیق سالن را در تمامی اطلاعیه‌ها و دعوتنامه‌های همایش درج کنید. علاوه بر این لوکیشن دقیق سالن را در نقشه‌های آنلاین ایرانی و خارجی مانند گوگل مپ یا نشان حتما مشخص کنید.
مرحله4: مارکتینگ همایش
تبلیغات موثر کلید موفقیت یک همایش است. از شبکه‌های اجتماعی، ایمیل، تبلیغات بنری و روابط عمومی برای اطلاع‌رسانی گسترده استفاده کنید.
محتوای تبلیغاتی شما باید جذاب، مختصر و مفید باشد و به وضوح مزایای شرکت در همایش را بیان کند. یک برنامه زمانی دقیق برای تبلیغات در نظر بگیرید تا بتوانید بیشترین بازدهی را از کمپین تبلیغاتی خود بگیرید. همچنین، با همکاری با سازمان‌ها و شرکت‌های مرتبط، می‌توانید به مخاطبان بیشتری دست پیدا کنید.
از کانال‌های انتشار زیر می‌توانید برای تبلیغات استفاده کنید.
- پوستر را در یک صفحه اختصاصی در وبسایت قرار دهید.
- پیج اینستاگرام: پوستر را به صورت پست و استوری منتشر کنید.
- کانال تلگرام: پوستر را به صورت پست و استوری منتشر کنید.
- کانال واتساپ: پوستر را در گروه‌ها و کانال‌های مرتبط ارسال کنید.
- سایر پلتفرم‌ها: در صورت وجود، از سایر پلتفرم‌های اجتماعی مانند لینکدین یا توییتر نیز استفاده کنید.
- کانال‌های تلگرامی مرتبط و صفحه های مرتبط و پر بازدید اینستاگرام
- با اینفلوئنسرهای مرتبط در حوزه همایش تماس بگیرید و از آن‌ها بخواهید پوستر را در پیج خود منتشر کنند.
- در گروه‌ها و کانال‌های مرتبط با موضوع همایش، پوستر را به اشتراک بگذارید.
- از هشتگ‌های مرتبط با همایش همانطور که گفته شد استفاده کنید.
از موارد دیگر نیز می‌توانید بهره بگیرید:
- پوستر، کارت دعوت، تراکت
- ارسال فراخوان برای مشتریان با پیامک
- تماس تلفنی با مهمان‌های ویژه دو مرتبه (یکبار دعوت و یکبار تایید ایشان)
- هماهنگی با فیلمبردار
- هماهنگی نسخه لایو در هر پلتفرمی که بازدید کننده دارید
- خبر اعلان رویداد در خبرگزاری‌ها
جمع بندی
همانطور که در این مقاله بررسی شد برگزاری همایش دارای مراحل مختلفی است که در این مقاله به مراحل تصمیمات اولیه، برگزار کنندگان همایش و مهمانان، اجاره سالن همایش و اجاره آمفی تئاتر و اجاره سالن کنفرانس در تهران و برای تعداد مختلف با بررسی مسیر مارکتینگ پرداخته شد.
در هر مرحله آگاه شدیم چه اقداماتی برای برگزاری یک برنامه در سالن همایش باید انجام داد تا مفید و بدون نقص اجرا شود. با طی کردن این مراحل می‌توانیم یک سالن همایش خوب اجاره کرده و مراسم حرفه‌ای برگزار کنیم.
نظرات
ثبت نظر جدید
هنوز نظری ثبت نشده است.
